Algemene voorwaarden: wanneer zijn ze écht van toepassing?

Veel ondernemers denken dat hun algemene voorwaarden (AV) automatisch gelden, simpelweg omdat ze op de website staan of ooit zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. In de praktijk blijkt dat vaak een misvatting. De wet stelt namelijk duidelijke eisen voordat algemene voorwaarden daadwerkelijk onderdeel uitmaken van een overeenkomst.

Wat zegt de wet?

Volgens artikel 6:233 en 6:234 BW geldt dat algemene voorwaarden alleen van toepassing zijn wanneer:

·         De gebruiker de voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing verklaart bij het sluiten van de overeenkomst;

·         De wederpartij een redelijke mogelijkheid krijgt om kennis te nemen van de voorwaarden.

Zijn deze stappen niet gevolgd, dan loopt u als ondernemer het risico dat de AV niet van toepassing zijn of dat uw wederpartij de AV kan vernietigen. Met andere woorden: uw zorgvuldig opgestelde bepalingen – over aansprakelijkheid, betalingstermijnen of incassokosten – gelden dan simpelweg niet. Enkel een linkje op de website of een verwijzing op de factuur achteraf is dus vaak onvoldoende.

Een praktijkvoorbeeld

Stel u voor: u heeft een bedrijf en levert producten over de hele wereld. Uw algemene voorwaarden zijn ooit gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en staan netjes op uw website. Maar verder doet u er eigenlijk niet zo veel mee. Op facturen wordt er wel naar verwezen, maar ze worden niet daadwerkelijk ter hand gesteld. Het is nog nooit fout gegaan, dus…

Tot dat er ineens een vracht niet aankomt bij uw klant. Zij willen u aansprakelijk stellen voor de schade. U beroept zich op uw AV, waarin uw aansprakelijkheid beperkt is. De klant zegt: “Ik heb die voorwaarden nooit gezien.” In zo’n geval staat u zwak. Omdat u de AV niet vóór het sluiten van de deal hebt verstrekt, kan de klant ze vernietigen — en dan gelden ze niet.

Hoe werkt het goed in de praktijk?

• Vooraf benoemen: vermeld bij de offerte, bestelbevestiging of het contract dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.

• Ter hand stellen: stuur de AV mee als PDF, print of ander bestand. Bij online bestellingen kan een downloadlink vóór het akkoord volstaan.

• Bewijs achteraf: zorg dat u kunt aantonen dat de AV tijdig zijn verstrekt. Denk aan een e-mail met bijlage, of een digitaal akkoordproces.

Veelgemaakte misverstanden

🚫 “Ze staan op mijn website, dus dat is genoeg.”

Niet als u de klant daar niet actief op wijst vóór de deal.

🚫 “Ze staan op de factuur, dus de klant moet zich eraan houden.”

Een factuur komt pas na de overeenkomst — te laat dus om de AV nog geldig te verklaren.

🚫 “Als de klant tekent, is alles geregeld.”

Alleen als de AV ook vóór die handtekening beschikbaar waren.

Waarom het belangrijk is

Algemene voorwaarden zijn alleen waardevol als ze ook daadwerkelijk van toepassing zijn verklaard én tijdig ter hand zijn gesteld. Gebeurt dat niet, dan loopt u het risico dat cruciale bepalingen buiten spel worden gezet.

👉 De praktijkles: zorg dat uw AV niet alleen op papier bestaan, maar ook juridisch effectief zijn. Daarmee voorkomt u discussies, aansprakelijkheid en onaangename verrassingen.

Vragen?

Heeft u twijfels of uw algemene voorwaarden correct worden toegepast? Of wilt u laten toetsen of ze in uw situatie standhouden? Neem gerust contact op met Consigliera Advocatuur via +31(0)475584214 of stuur een mail naar info@consigliera.nl. Wij denken graag met u mee.